Сьогодні спливає термін оцифрування трудових книжок: ПФ пояснили, що робити далі

Сьогодні, 10 червня, спливає термін оцифрування трудових книжок для подання в Пенсійний Фонд.

Що робити працівнику, у якого паперова трудова книжка не буде відсканована та передана до Пенсійного фонду до цього часу?

В ПФ пояснили, що якщо не відсканувати трудову книжку до 10 червня 2026, це не призведе до втрати страхового стажу.

Проте це значно ускладнить процес призначення пенсії у майбутньому, оскільки дані про період роботи до 2004 року не потраплять до електронного реєстру автоматично.

Статус страхового стажу

Страховий стаж, набутий до 1 січня 2004 року, підтверджується на підставі записів у паперовій трудовій книжці. Якщо ці дані не будуть оцифровані до завершення перехідного періоду, вони не зникнуть, але при призначенні пенсії особі доведеться особисто надавати оригінал паперової книжки до ПФУ для підтвердження стажу Закон України від 09.07.2003 р. № 1058-IV, прикінцеві положення.

Стаж після 1 січня 2004 року вже обліковується в електронному реєстрі на підставі звітів роботодавців і додаткового оцифрування не потребує.

Як пише ПФ, Законом України від 05.02.2021 р. № 1217-IX встановлено п’ятирічний перехідний період (з 10.06.2021 до 10.06.2026 рр.) для включення ПФУ до реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність. Після цієї дати паперова трудова книжка остаточно перестає бути основним документом для обліку, а пріоритет надається електронним даним.

Обов’язки роботодавця та зберігання

До 10 червня 2026 роботодавець, який зберігає трудові книжки працівників (прийнятих до 10.06.2021 р.), зобов’язаний забезпечити їх сканування та передачу до ПФУ.

Після завершення оцифрування паперова трудова книжка видається працівнику на руки під підпис на зберігання, ст. 48 КЗпП.

Якщо книжка не була відсканована роботодавцем, працівник може зробити це самостійно через особистий кабінет на порталі електронних послуг ПФУ навіть після дедлайну, проте офіційний період масового оцифрування завершується саме в червні 2026.

Ризики

Головний ризик — втрата або пошкодження паперового документа. Якщо дані не оцифровані, а паперова книжка буде втрачена після 10.06.2026, підтвердження стажу до 2004 року вимагатиме складних процедур через архіви або судові рішення.

Наразі у Верховній Раді зареєстровано законопроєкт № 14257, який пропонує продовжити термін оцифрування на період дії воєнного стану та три роки після його завершення, проте станом на березень 2026 року він ще не прийнятий. Тому чинним залишається дедлайн 10 червня 2026.